Notion を活用して企業のタスク管理システムを構築する（テンプレートあり）

みなさんこんにちは。Notion アンバサダー の 円谷 です。

本日のマガジンでは、企業のタスク管理ツールとして Notion を使う方法について紹介したいと思います。タスク管理ツールって色々ありますよね、Trello だったりAsana だったり、Jira だったり、、、

Notion もデータベース機能をうまく活用することで、このようなツールに引けを取らないタスク管理ツールとして機能させることができるようになります。

🌴 Notion をタスク管理ツールとして使用することで、普通なら2個のツールを使う必要のある「ドキュメント管理」と「タスク管理」を1つのツールで完結させることができるようになります。社内で使用するツールはとにかく数が少ない方が良いはずなので、このあたりは Notion ならではかなと思います。

J-CAT 社のタスク管理データベース 全社員のタスクがここに集約されている

・Notion はデフォルトの状態だとまっさらなページだから、何をどう構築したら良いのか分からない
・Notion をドキュメント管理ツールとしては活用できてるけど、タスク管理ツールは別のものを使っている。一元管理したいと思っている

本記事の対象読者はこんな課題感をお持ちの方々です。記事の最後にはテンプレートも載せておくので、複製していただければ、今回紹介する内容と同じシステムをすぐお使い頂くことができるようになります。それでは内容の方に移っていきましょう。

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タスク管理システムの全体像

Notion で構築したタスク管理システムの関係図

J-CAT 社では、以下の3つのデータベースとダッシュボードをうまく連携させてタスク管理システムとして機能させています。

・メンバーデータベース
・タスクデータベース
・メンバーダッシュボード

それぞれの関係性を図にすると上図のようになります。後ほど詳しく解説しますが、タスクデータベース（右下）が社内全てのタスクを扱うデータベースで、メンバーダッシュボード（左上）で個々人のタスクでフィルタをかけて、かんばん形式でタスクの見える化を行っています。

基本的にはメンバーダッシュボードを見ることがほとんどで、タスク全体のデータベース（右下）を直接参照することはほとんどありません。マネージャーは、メンバーのタスク状況をメンバーダッシュボード内のタスクリストを使ってタスク量を把握しています。それぞれのデータベースについて、次のセクションから詳しく解説していきます。

メンバーごとのダッシュボードの役割

各メンバーごとで個人のダッシュボード内は自由に使って良いことにしているのですが、最低限、自分にアサインされているタスクリストを表示することは MUST としています（フィルター機能を使用）。このようページを作成することで、メンバーのタスク状況を確認しやすくなり、マネジメントのコストがぐっと下がりました。以下のスクリーンショットは僕のダッシュボードです。

メンバーごとのダッシュボード