海外出張準備 後半戦 ＋おまけ
初ヨーロッパ、行ってみよう、と決めてから翌月。
いろいろと不慣れな状態で、指導教授にいろいろ教わりつつゆっくり準備を進めていきました。
また、使える研究費の額と相談して、せっかくヨーロッパ行くなら可能な限り長く滞在してもいいんじゃない？と思い始め、ウィーン1週間に加え、教授と強いつながりのある、アウグスブルクにもちゃっかり1週間滞在する計画となりました。
渡航前準備
渡航前、よく確認したページは次の通りです。
厚生労働省 水際対策
厚生労働省 【水際対策】出国前検査証明書
厚生労働省 【水際対策】必要な手続き（ファストトラック）と書類
厚生労働省 【水際対策】日本政府が定めたワクチン
MySOS アプリ：検疫手続事前登録方法
在オーストリア日本国大使館
在ドイツ日本国大使館
また、6月～8月いっぱいまで、もそもそと準備していたことをまとめると次の通りです。
ー6月ー
パスポート入手
ウィーン大学での研究集会の講演申し込み
各所への連絡
ー7月ー
航空券の購入
海外出張に際し、大学から提出するように言われた誓約書の提出
海外旅行保険と危機管理サービスへ入会手続き
クレジットカード(複数枚)の申請
ウィーンとアウグスブルクとそれぞれの宿の予約
ー8月ー
現地通貨の用意
帰国前PCR検査の予約
ワクチン3回接種証明の用意
クレカの利用枠引き上げ手続き
ウィーン→アウグスブルクへの移動のための鉄道チケット購入
海外でのスマホの使用についてあれこれ
MySOSについて調べる
FFP2マスクの購入
滞在に必要なものの具体的な準備(パッキング)
こう書き並べてみると、9月近くになって慌てていろいろしている様子がうかがえます。性格が出ますね。
いくつか、コメントを加えます。
詳細
パスポート入手
必要書類を準備して申請してから1週間くらいで入手できました。
必要書類で準備が大変そうなのは、戸籍謄本でしょうか。私は、自分の本籍地を正しく把握していなかったので用意にちょっとだけ手間取りました。
各所への連絡
今回使用する研究費の出どころである採択プロジェクトの事務局へ、研究費を使って海外出張する旨の連絡をしました。
具体的には、出張に研究費を使っても問題ないかということと、出張するにあたりプロジェクト内で特別な手続きをする必要があるか聞きました。
採択されたテーマに関する出張内容ならOKということでしたので、特に面倒なことはなかったです。
航空券の購入
なかなか白目をむくお値段でした、往復で24万円。
なんとなく下調べはしていて、当初買おうと計画していた航空券は、「このチケットよさげだね、来週購入しようか」なんてのんびりしていたら翌週には+5万のお値段となっていたり。
私は頻繁に海外に行く者でもないので相場はわからないのですが、こんなにかかるのね、と血の涙でした。(立替払いだったので)
と同時に、このチケット購入で、ヨーロッパ行くぞぜったい行くぞ、と腹を括った気持ちになりました。
大学へ提出する誓約書について
日本政府がその時定めていた、レベル3以上の地域に渡航する場合、大学へ誓約書を提出する必要がありました。
私の渡航先はそのレベルには達していなかったのですが、今後どうなるかわからないから一応…ということで提出する流れに。
大まかな内容はたぶん、渡航するのは自己責任ですよということと、あとは必要な海外保険と危機管理サービスにちゃんと入っていますよという大学側の確認のためだと私は理解しています。
海外保険は、航空券を購入した際にHISのものに入り、危機管理サービスは、大学から指定があったJ-TASに入りました。
J-TASへの入会手続きは、弊学だと国際課に連絡すればいろいろと教えてもらえます。
当たり前のことなのかもしれませんが、海外保険と危機管理サービス、それぞれの入会に必要なお金は研究費からは落とせないようです。（追記：研究費から出せるという意見も聞きました。その交渉は私は頑張れなかったので頑張れそうな人はぜひ頑張ってもらって、交渉結果を聞かせてほしいです。）
クレジットカードについて
海外で生活するにはクレジットカードが必須なんだそうです。
キャッシュレスの文化。
恥ずかしながら私はそのことをまったく知らず、次の宿の予約で詰むことになります。
(クレカは1枚も持っておらず、JCBデビットが1枚あるだけの状態でした)
結局、海外出張するにあたり、私はクレカを3枚用意して持っていきました。VISA、2枚とMaster、1枚。
宿の予約
宿は、指導教授と何となく打ち合わせをして、ここらへんを予約しようというのをあらかじめ決めていました。
実際の予約は個人個人で進めなきゃなので、パソコンの翻訳機能に助けてもらいながら手探りで予約を進めていきます。
予約完了まであともう少し、というところで手が止まりました。
『クレジットカードの番号を入力してください (義務)(ぜったい)(あ、JCBはダメ)』
あらら
これ私は全く知らなかったのですが、
カード払いの場合でも現地支払いの場合でも、海外でホテルを予約するにはクレジットカードの情報を登録する必要があります。
日本で問題となっているような、キャンセル料の踏み倒し問題を防ぐためだそうです。
連絡なしのキャンセルがあった場合は、登録したクレジットカードからキャンセル料が支払われ、予定通りチェックインを行えば、予約の際に登録したクレジットカードの情報は使用されません。
なお、現地支払いの場合でも、通常支払いはチェックアウト時に行うのですが、チェックイン時にクレジットカードの提示を求められたりもするそうです。これもまた、支払いをせず逃げられるのを防ぐためです。
しっかりしてる…
(日本でビジネスホテルの予約くらいしかしたことがなく全くの無知でした)
宿の予約の時点で、私はクレカを1枚も持っていなかったので、ウィーンの宿の予約は家族のクレカを借りて済ませました。
(ちなみに、カードで支払う場合、予約の際に使ったカードでかならず支払いをしなければいけないわけでもなく、当日現地で別のカードで支払っても問題はなかったです。いずれにせよ、自分のカードで予約を済ませるのがベストだとは思いました。)
アウグスブルクの宿は、たまたま私の持っていたJCBデビットで予約ができました。
JCBは海外では使えない場合がほとんど、VISAとMasterを数枚持っておけば安心とのことです。(有識者談)
帰国前PCR検査の予約
帰国の際は、ミュンヘン空港出発だったのでドイツの大使館のホームページに倣って検査の予約を済ませました。
当時は、帰国の便に乗る前72時間以内の陰性証明が必要、だったので、逆算して余裕を持たせた日時に予約を入れました。
この検査予約の時もクレカの情報を入力した気がします。
渡航直前になって、結局、ワクチン3回接種証明があれば陰性証明は不要、ということになったのでドイツで検査キャンセルの手続きをしました。
キャンセル料もかかりませんでした。(場所によるのかも)
(記念検査でもしてみようかと思ったのですが、思ったより鼻につっこまれる検査が痛いよという話を聞いたのと、もし陽性となったときそのまま病院に連れてかれちゃうかもよという話を聞いてやめました)
ワクチン接種証明の入手
マイナンバーカード様様でした。
マイナンバーカードがあれば、アプリで入手が可能です。マイナンバーカードがない場合、接種を受けた自治体に必要書類を準備して…となかなか面倒そうな印象でした。
FFP2マスク
オーストリアとドイツと、それぞれの大使館のホームページに、それぞれの国でのマスクのルールについて明記されていました。
両国とも、トラムや電車など公共交通機関やドラッグストアなどでは、FFP2マスクの着用をすること、とあったので日本で事前にたくさん購入して持っていきました。
(操作ミスでざっと130枚くらい買ってしまい…50枚ほど教授におすそ分けし、現地には30枚くらい持っていきました。まだまだ余っているので必要な方がいればお渡しできますのでご連絡くださいませ。)
クレカの上限引き上げ
これは、もし万が一、向こうでコロナ陽性になって帰れなくなった場合、ホテル滞在の延長は医療機関受診費など、入用になったときにお金を使えるように、ということで引き上げをしました。
ざっとこんな感じでした。
クレカ関係が一番ひやひやしたかも。
申請してから届くまでそわそわしたし、届いた後に「上限額これだけかい！」となって引き上げの電話をしたり。
2022年7月ごろはまだまだ帰国にはPCRの陰性証明が必要な時期だったので、もし帰れなくなったらどうしよう…(ガタガタ)…と震えていた記憶があります。
最後に補足するとすれば、今回は自分の研究費を使って出張するということでしたので、旅費支払い通知書やら旅行日程表やら何やら、いろいろ準備するのが大変でした。細々と提出書類がありますが、会計の人とよく話して、会計の資料をよく読めば準備できます。
また、帰国後にもいろいろ提出するものがあるので、指導教授が言っていた言葉「向こうで貰った紙はすべて取っておけ」(紙とは、ホテルや鉄道などの領収書などのことです)を記しておきます。私は、なんか大事そうな紙を突っ込む専用ファイルを一つ用意していきました。
海外出張の準備について書くことはこれくらいでしょうか。
準備はこまごまといろいろあったけど、いざ向こうに行ったらたのしくてたのしくて、準備の疲れは全て吹き飛びました。
また、私は自分に対して「英語ができない」という先入観が強く、渡航後の英語のやりとりにかなり不安がありました。(現地のガイドブックと共に英会話の簡単な本を購入したほど)
実際、向こうに行って思ったのは、英会話、というよりコミュニケーションということ。英検の面接(懐かしい)などではないので、正しい文法で話さないといけない、と思う必要はなく、伝えたいことが伝われば、受け取れればそれでよいよいのでした。
無駄に気負いすぎていたなと、振り返ってみて思います。
ちなみに、購入した英会話の本は一度も開かれることなく本棚の隅に追いやられています。
…ごめんね。
機会があるけど踏み出せない人がいれば背中を押したいです。自分が押してもらったように。
みなさんもいい海外出張ができますように。
おまけのはなし
私の場合、の話になってしまいますが。
11月上旬にアカリクに登録、
中旬ごろにエージェントの方と面談し就活の計画を立て、
1月から就活をはじめ、(情報収集などから)
4月に論文投稿(１回目)、
5月末に就活が落ち着き、
6月から海外出張の準備をはじめ、
6月にリジェクトの連絡、その5日後に論文の再投稿(2回目)をし、
9月中旬に海外出張、
9月末、出張後の手続きにバタバタし、
同時期に投稿中の論文についてのレフェリーコメントを受け、
10月中旬にアクセプトの連絡、
10月末に予備審査(と伊豆大島)
この一年間はこのような流れでした。最近、就活や論文アクセプトまでにかかった時間などについて、どんな感じでしたかと聞かれることが増えていたので、私のD3の1年間をまとめてみました。
私が幸運だったのは、就職活動、海外出張、論文投稿のそれぞれのイベント
の忙しさのピークが、ちょうどよくずれていたことです。
博士論文は9月中旬ごろから書き始めていました。
書き始めが遅かったかなと当初は思っていたのですが、いまのところ年末年始はゆっくり過ごせそうな予感です。
博士課程の就活については別のところで詳しく記事が出る予定です。
(原稿締め切り1月末、誠意執筆中)
ほいではここまで。