207的バーチャルオフィス「oVice」活用ガイド
こんにちは!! いつでもどこでもモノがトドク、世界的な物流ネットワークを創りたい、207株式会社の Sumi (@suemin_jp) です。
先日、弊社高柳のnoteで「リモートワークスキルが日本一高い組織を目指すための13項目」という記事が公開されました。
この記事の中に登場する "oVice (オヴィス)" は、207がフルリモートワークのコミュニケーションを円滑にし、全体の業務効率を向上するためにはとても重要なツールになっています。
今回は、 "oVice" というバーチャルオフィスをフル活用して、リモートワークでありながらリアルオフィスと遜色ないコミュニケーションを可能としている 207的 oVice 活用のポイントについてご紹介していきたいと思います。
oViceとは
「oVice(オヴィス)」はバーチャル空間でアバターを使ってオンライン画面上を自由に動いて自由に話しかけることができるツールです。自分のアバターに近い声は大きく、遠くの声は小さく聞こえる仕組みが特徴で、現実世界と同じようなコミュニケーションを図れます。
バーチャルオフィスやオンラインイベント空間などBtoB、BtoCに限らずさまざまな用途に利用できるオンラインコミュニケーションツールです。
まずは定着させる
バーチャルオフィスとしてoViceを利用する場合、まず業務ツールとして定着化させる必要があります。
ポイント① 説明会を開く
oViceを使ってもらうには、最初操作に慣れてもらうところがハードルになりがちです。そのため、使い方の説明を丁寧に実施する必要があります。
207では入社のオンボーディング時に「oViceツアー」を実施しています。sumiと一緒にoViceに入室して、動き方や声の届く範囲、リアクションといった基本の操作はもちろん、207での活用方法について丁寧に説明をしています。
また、oVice社の担当の方に弊社スペースまでお越しいただいて、15〜20分程度の説明会を開催していただくことも可能 (なんと無料でした) なので、oViceの操作に慣れている担当者がいない場合は、プロに説明会開催をお願いしてみるのもいいと思います。
ポイント② 業務ルールにする
oViceは導入するだけでは、最初は物珍しさから使われるものの、そのうち使われなくなるということが多くなります。
そのため、「出勤開始したらoViceに入る。退勤したらoViceから出る」といった業務ルールを強めに全体で定めておくことが重要なポイントとなります。
みなさんもリアルオフィスに出社していた頃もありましたよね。
そのような感覚で、勤務開始したらバーチャルオフィスに「出社」することで、いま勤務中ですよ! という意思表示が可能となります。
可能であればサブモニターを用意して、サブ画面に常時oViceのブラウザを表示させておくと人の動きが見やすくておすすめですよ。
ポイント③ 快適な環境はみんなでつくる
oViceを定着させるには「居心地の良い空間を作ること」「楽しむ」ことが重要になります。これは運用する人が一人だとマンネリ化やoVice離れにつながることがあるので、できるだけ複数人で作り上げることがおすすめです。
物理オフィスで過ごす場合でも、各自が少しでも過ごしやすい環境になるよう整えたりしますよね。それと同じで、各自がちょっとした改善をしていくことで居心地のよい空間が作られ、定着につながります。
207では時々oViceについて話し合う機会を設けたり、ほぼ全員にスペースを編集できる権限をお渡しして自由にオブジェクト等を配置してもらっています。
「いまのところ大きな課題がないよ! 」という場合でも、季節やイベントに合わせてレイアウトを変更したり小さな改善をしていくことで、気分転換の効果もあってワクワク感のあるオフィスが出来上がるのでおすすめです。
フルリモートの課題を解消する活用方法
続いてはリモートワークならではの課題をoViceで解決していきます。
oViceを導入したからリモートワークも完璧だ!! というわけにはいきません。活用して、より効率的に働ける環境を構築していく必要があります。リモートワークをする中で感じるよくある課題を、207ではoViceを使ってどのように解消しているのかについてご紹介したいと思います。
課題① 顔が見えないから気軽に声をかけづらい…
フルリモートでのコミュニケーションにおいて、画面の向こう側にいる人は今どんな状態なのかわからない…ということはありませんか?
oViceであっても同じ状態となってしまうことがあります。
そこで、活用ポイントその①「ステータスアイコンを使う」です。
oViceでは、自分のアイコンの右上に絵文字を乗せることができます。
嬉しい顔や悲しい顔の絵文字で現在の心境を表現するのも良いですが、207ではカラーの丸アイコンを使って現在のステータスを表現しています。
🟢 → 話しかけて大丈夫
🟡 → みんなで話したい
🔴 → 集中してます (話しかけないでほしい)
このステータスの付け方は組織独自のルールでokです。
組織で表現したいステータスをつければ、顔が見えなくても「いまこんな状態」というのが視覚的に見えて「いまちょっと話していい?」という気軽なコミュニケーションを可能としています。
最近は Google や Teams のカレンダーと連携ができるようになったので、予定が入っている間はカレンダーマークになって話しかけても良いかどうかの判断がしやすくなりました。
課題② リモートワークは孤独…
リモートワークって孤独ですよね。特にフルリモートになって、生身の人の存在を感じることが減りました。特にミーティングを設定していない日は誰の声も聞かない日があるほど…
207 には "Be Open" なカルチャーがあり、なんとoVice上での会話の「盗み聞き」が推奨されています。これが活用ポイント②です。
207のoViceではオープンスペースで積極的に会話が行われています。
たまにoViceの画面に目を向けると、なんだかお団子になって盗み聞きしている人々の姿が…!! 人間の心理的なものでしようか、なんだか人だかりができていると集まりたくなってしまいます。w
経営層が軽いトークをしていたり、エンジニアがテックトークで盛り上がっているのを聞いているだけでもインプットとしても良質ですし、思いがけない収穫があったりもします。
誰かの声を聞きながら仕事をするというのは、オフィスに出社していた頃に自席の近くで話す声が聞こえてくる感覚に近くて、リモートでありながら同僚の存在を感じられて孤独を感じることが減りました。
課題③ 働きすぎて息がつまってしまう…
フルリモートって仕事と家庭との境目がなくなってしまい、つい働きすぎてしまう…というお悩みはありませんか?
そんなあなたにおすすめしたいのが「Fika (フィーカ) 」です。
Fikaとはスウェーデンの文化で、一旦仕事の手をすべて止め、コーヒーを飲みながら甘いものを取り入れる時間を設けるという習慣です。スウェーデンの職場では企業の大小に関係なく根付いているそうで、207でも毎日10時と15時の時間に15分ほどの雑談タイムを設けています。
コーヒーを飲みながら息抜きに雑談をするのはもちろん、お悩み相談や配送、開発など業務に関するお話等いろんな話題が飛び出します。
雑談をする中で、プロダクトのアイデアが飛び出したり、仕事中ミーティングするまでもないけど、少し話をして同僚や先輩・後輩に確認したいこと、上司に相談したいことなども話しやすい雰囲気があります。
Fikaという習慣があることで談笑しながら気軽に確認・相談することができて、息抜き + コミュニケーションの活性化という点でもメリットを感じています。
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207は創業当初からリモートワーク組織であり、今後も場所や時間を問わず働ける組織を目指しています。これからも「リモートワーク日本一の組織」を目指して日々アップデートしていく207の取り組みにご期待ください!!
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