仕事がときめく片付けの魔法 | マニュアルの整備
こんにちは！今日のnoteは、こんなテーマで書いてみたいと思います！
テーマはズバリ「業務マニュアル（手順書）」。
皆さんのお仕事には業務を行う上で標準的な取り決め事項を明記した文書ってありますでしょうか？
営業職の方だとあまり目にする機会が少ないかもしれませんが、私のように内勤で仕事を行う部署には、多かれ少なかれ必ず何かしらのマニュアルや手順書が存在すると思います。
私のいる業界では、SOP(Standard Operating Procedure)、日本語で言うと標準業務手順書というものを策定して、それに基づいて仕事をするのが一般的となっています。
当然私の会社にもありますよ、手順書。でもですね、まぁどこの会社へ行ってもいつも感じることではあるのですが、、、
読みづらい。。＿|￣|○
会社や部署にも寄るんだと思いますが、私が所属する副作用の情報を集める部署の手順書って結構その傾向が他よりも強い気がするんですよね。
規制に縛られた仕事をしている部門だからってのもあって、絶対に書かなければいけないことがそこそこ多い。それに引っ張られて、一般的にコンサバな考えを持った人も多い。なので、一から大幅に見直しましょう！という機運が起こりづらいんです。
そういった状況から、伝統的に醤油を注ぎ足した"秘伝のタレ"みたいな手順書がずーーっと使われ続けてきているんですよね。
このような状況の中で、今私の部署では、これを大幅に見直してやろう、という動きが出てきています。（というか、私が部署のリーダーなので、半ば強制的に、この方向に持ってきた感じですが・・^^;）
心では着手したいなっていつも思っていました。ただ、ずっと忙しくて「また時間ができた時にやろう」って先延ばしにしていたんです。ですが、上長やグローバルから「見直してみたら？」って提案があり、「よし！じゃあ、いっちょやってみよう！」って思ってやり始めたんです。
一度始めてみたら、まぁこれが楽しいのなんの！休憩時間も惜しんで、いつの間にか没頭しちゃってたんです^^
今日のnoteでは、そんな手順書作りの魅力について、シェアしてみたいと思います！
手順書作りはお片付け
想像してみてください。
自分のお気に入りの道具だけが綺麗に整えられ、全てのものが引き出しや壁に整えられたキッチン。調理台の上には何も置かれていない状態です。
想像するだけでいつもよりも充実したお料理タイムが楽しめそうですよね？
理想的な手順書ってまさにこんな感じだと思うんです。
必要なものだけが揃っている
綺麗に収納され、取り出しやすくなっている
目的に合わせて、自由に組み合わせて使える
調理台がスッキリしているから料理がしたくなる→取り出しやすいからストレスなくお料理が楽しめる→これが更なる洗練を生む。この好循環を生むのだと思います。
ひいては、環境が整うからモチベーションも高まる→モチベーションが高まるから仕事が自ずとしたくなる、そして楽しくなる！
こういった循環の源泉になるものが実は手順書の魔法なんじゃないかな？って思うんです。
ではどうすれば、そんな魔法のような手順書が作れるのか？
まずはしっかりと分類することです。
必要最低限な情報は何か？
それは「規定」か「手順」か？
その上で、「留意事項」は何か？
誰がアクションするのか？
具体的な事例を交えて紹介してみましょう。
◯◯担当者は、関連部署と十分に事前に検討を行った上で、◯◯計画書を作成する。また、◯◯担当者は、必要に応じグローバルの意見も参考にした上それを◯◯計画書に反映する。なお、規制当局の通知に従い、◯◯の場合には、◯◯と◯◯を計画書に盛り込む。
見るからに読みづらい。。
これをまずは分解してみるんです。
最低限必要な情報は?
- ◯◯計画書を作成する
- 規制当局の通知に従う何が「規定」で何が「手順」?
- ◯◯計画書を作成する → 「手順」
- 規制当局の通知に従う → 「規定」何が「留意事項」?
- 関連部署と事前に検討する
（グローバルは必要な場合に）誰が「アクション」する?
- ◯◯担当者
分類できたところで、今度はこれをスッキリ、シンプルにまとめていきます。
役割者 | アクション
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◯◯担当者 | ◯◯計画書を作成する
| ※ 規制当局の通知に従う
| ・ 関連部署と事前に検討する
| (必要に応じグローバル)
ポイントは、端的に書くこと、不必要な情報を載せないこと、そして「誰が」「何する」が一瞬で認識できることです。
上の長い文章ですが、究極的に言えば「◯◯担当者が、◯◯計画書を作る」これだけのことなのです。
まずは、それが手順書を見た瞬間に読み取れるようにする。
次に、「規定」「留意事項」といった重要な情報を補足として盛り込む。具体的には、「※」や「・」などをつけて箇条書きにする。こうすることによって、何が行動で、何が気に留めるべきことなのかが簡単に見分けられるようになります。
さらに、もう1つ大切なこと。それは"修飾語"を極力使わないということ。この事例で言えば、「十分に事前に」の部分。
「十分に」というのは、人によって尺度が違いますよね？何度もミーティングを重ねるくらいやったのが「十分に」の人もいれば、反対に、メールのCCに入れてコミュニケーションしただけでも「十分に」と捉える人もいます。
このように、人によって尺度の異なる表現は、手順書には使わない方が良いというのが私の意見。他にも、「速やかに」「適切に」「総合的に」といった表現は、曖昧さのある言葉だと思います。
完成したら、索引をつけよう！
こうすることで、多少長いマニュアルであっても、簡単に欲しい情報まで辿り着くことができます。
大切なことは、スタッフに全てを脳裏に叩き込ませること！ではなく、いつでも見返せる状態にしておくこと、です。
「あ、この作業って、誰が何するんだっけ？」
「何を参考にすればいいんだっけ？」
そんな疑問がふと頭に浮かんだ時に、パッと探せてサッと理解できる。だから仕事が効率よく進むし、正しく進めることができる。
そう、手順書はあくまで業務を効率よく、正確に進めるためにあるのです。読んでモヤっているようなら、それは本末転倒。
手順書作りも「ねばならない」を捨てて、「あるがままに」を取り入れて、「仕事がときめく」ための"魔法の引き出し"にしていきたいですね！
まだまだ私のチームの手順書作りは始まったばかり。これからもこのイメージを持って、完成まで取り組んでいきたいと思います！
今日も最後までお読みいただき、ありがとうございました✨