デジタルオフィス化が働き方をアップデートする
コロナ禍明けで一気にオフィスワークに戻って来ている。と言われています。
確かに早朝の都内の電車とか、殺人的なラッシュが戻って来てますよね。
今回はオフィスワークへ回帰する中でも必要なデジタルオフィス化について書きます。
オフィスワーク＝アナログワーク
「オフィスワーク」、つまりはオフィスで働く「働き方」ですが、例えばコミュニケーションにしろ、業務処理にしろ、基本はアナログで作業します。
例えば、打合せは会議室でコミュニケーションします。資料共有も行いますが、プロジェクタで画面を表示し、メンバーでその画面を目で見ます。
会話はオフィスの環境内で直接顔を合わせながら行います。話したい時に話したい相手まで近づき、直接話をします。業務処理はパソコンを使うのでデジタルでは？と思われるかも知れませんが、資料の確認や進捗の確認など、人同士がパソコンの画面上を直接見て話をしますので、ここもアナログです。
つまりデジタルツールは使っているものの、ほとんどの処理がアナログになります。
現在進んでいるコロナ禍の「テレワーク」からオフィスへ戻る「オフィスワーク」への動きはこのアナログワークへの回帰が根底にあることが多いです。
つまりは「アナログワーク」へのシフトをコロナ後に進めていることになります。
オフィスワークでもデジタルオフィスを使おう
私自身は「オフィスワーク」を否定はしません。良いところがたくさんあります。空気感、距離感、温度感・・・人と人とが一緒に仕事をする以上、必要なことがたくさんあります。
ただ、一方で無駄も多いです。直接会話したことは記録されません。会議も議事録という形では記録されることもありますが、その際の空気感やそこに至る流れなどは見ることができません。ワークの際にも進めてきたやり方は記録されていないため、横展開や認知を進めるためには「手順書」などの作成が必要です。アナログで進めたものはそれぞれの「人が認識している」情報は存在するのですが、それらの情報は他者から見ることはできません。また、その過程の情報などを共有する場合は、「報告書」などの形であらためて作成する仕事が増えることになり、且つ周囲の人は「報告書」を見るまでは何が起きているかも認識できません。
つまり、アナログワークは個人依存の環境であり、企業や集団のための環境ではない訳です。
各個人がそれぞれ専門性を持って、独自に作業を進め、責任も持ち仕事を行なっていく環境であれば特に問題ありませんが、そうでなければ企業や団体などのおいては、何かしらトラブルが起きた時には過去の記憶を各個人がたどり、それをまとめ、報告書というサマライズされた資料を元に企業や集団へ「報告」されることになります。
この時点で客観性は失われ、ある側面の「情報」として認識されます。現場や人が見えなくなり、改善方向なども「現場に任せる」としか言いようがなくなります。
これらの事象を防ぐために有効なのが、「デジタルワーク」環境です。
デジタルワーク環境
デジタルワーク環境といえば、SlackやM365などのコミュニケーションツールと業務ツールが一体になったものです。
このコミュニケーションと業務がシームレスにつながることでアナログワークでは見えなかった「業務処理」「コミュニケーション」の過程が見えるようになります。
チャットのやり取りで誰がどのような発言をし、誰がその作業を進めたのか。どう判断したのか、今進めている業務がどこまで進んでいるのか。参加している全員が状況を把握しつつ、コミュニケーションをとり進めていけます。
実際に大学生なども研究室などで当たり前のように使ってますし、企業でも導入が進んでいます。
このデジタルワーク環境を所属しているメンバーが全員使えるようになることで、アナログワークの問題点が一気に解決します。
「でも、テレワークしないのだから使う意味ないのでは？」
とおっしゃるかたも多いでしょうが、逆にオフィスワークだからといって、デジタルワークをしてはいけない。ということはありません。
デジタルワーク環境は参加されている方々のコミュニケーションや業務の記録、進捗確認など様々なところに効果があります。
それは例え「オフィスで仕事をしていても」有効です。
煩わしい、使い方が分からない、面倒・・・
デジタルワーク環境はどちらかというと利便性よりは現場のやり方を変えたくない人の反対意見が強いものです。
ただ、そういう人も「社内向けの報告書」「議事録作成」など、面倒なことを業務として実施せざるを得ない訳です。
それらの面倒な処理がなくても良くなれば移行したいという人も増えるでしょう。
デジタルワーク環境が浸透した職場であれば、そもそも「オフィス」「シェアオフィス」「自宅」に固定する議論も不要になります。
今日は直接議論したいからオフィスで、特にそういう業務はないなら各自好きなところで。というワークスタイルに変化することができるようになります。