業務効率化のヒントを求めてデジタルに初挑戦！
はじめまして。商業ディベロッパーに新卒で入社して6年目のOLです。
新卒1～3年目で北関東の某ショッピングセンターにて勤務し、4年目から現在に至るまで、本社にて現場業務のマニュアル作りをしています。
今回は、マニュアル作りや業務効率化にデジタルを生かしたいと思い、経緯や意気込みを書いていこうと思います。
1.ショッピングセンターが好き
私は、「いろんなお店があって、いろんなものが食べられて、行けば何かしらのイベントで賑わっているショッピングセンター」が小さい頃から好きだったので、「ショッピングセンターの裏側を知れるのが面白そう！」という軽い気持ちで商業ディベロッパーに入社しました。
2.入社後にショッピングセンターの裏側を知る
商業ディベロッパーの現場業務というのは物を売ることではなく、ショッピングセンターのバックヤードにある事務所にてショッピングセンター全体を運営することです。
お買い物に行った際にショッピングセンターの館内をスーツなどで歩き回っている人を見かけたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
また、ショッピングセンターに入っているテナントでアルバイトをしたことがある方は、「事務所の人」とコミュニケーションを取ったことがある人もいらっしゃるのではないでしょうか。
それが商業ディベロッパーのスタッフです！
こんなに沢山の業務をしているんだ！
私は、入社して現場に配属されてから初めて、とても膨大な業務があることを知りました。今からその一例を紹介いたします。
お客さまのお目にかかる業務（一例）
チラシ作成
ホームページの管理
ポイント○倍！などのPOPの貼替
アーティストなどのライブイベントの運営
抽選会の企画・運営
裏方の業務（一例）
テナントとの契約
工事の手配
飲食店の衛生検査の手配
さまざまな請求・支払
テナントの店長を集めた会議の開催
上記のような業務に取り組むかたわらで、突発的なお客さま対応やテナント対応も発生します。
お客さま対応（一例）
電話対応
忘れものの問い合わせ対応
駐車場などでの事故対応
テナント対応（一例）
閉店後のレジ締めなどに関する相談対応
両替機・入金機のエラー対応
でも、マニュアルが整っていない・・・
こんなに沢山の業務があるのに（あるからこそ？）、それぞれの業務のマニュアルが完全には整っていませんでした。上司からは口頭で教えていただき、一生懸命メモを取る日々。分からないことを質問しても曖昧な回答ばかりで、困っていました。
マニュアルを整えたい！業務効率化したい！
そんな中、2年前に本社に現場業務のマニュアルを整える部隊が発足し、私は初期メンバーに任命していただきました。
マニュアル作りを進める中で色々な部署とコミュニケーションを取るうちに、そもそもマニュアルどころかルールすら曖昧な業務があるということが分かりました。
そこで、「どうせルール作りから始めるのなら、デジタルを駆使して業務効率化も同時にやりたい！」と思うようになり、今回デジタルの世界に足を踏み入れてみました。
今現在は、どの業務をどう効率化させようかということを悩んでいるので、毎日の業務の中で探していきたいと思います。
3.部署紹介・メンバー紹介
部署紹介
私は本社にある「現場のサポート部隊」のグループの一員で、8人のメンバーで力を合わせて全国各地にある現場のサポートをしています。
そして、そのうちの3人でマニュアル制作部隊を担っています。
私はメインでマニュアルを作りながらも、他のメンバーと一緒にマニュアル作り以外の業務もしています。
マニュアル制作部隊①：上司
グループをまとめる上司は、もちろんマニュアル制作部隊だけではなく他のメンバーの進捗管理などもしてくださっています。
今年の4月に他の部署から着任された方で、今の業務に加えて前の部署に関する相談を受けたりと大変お忙しそうですが、いつもパワフルに課題を解決されていて、私はいつもその推進力を吸収したいと思っています。
動物に例えると、ライオンのように勇敢で、社内でも強い存在感のある方だと感じています。
マニュアル制作部隊②：派遣社員さん
派遣社員さんは、去年の9月にいらしてくださったマニュアル部隊専属の方です。
ショッピングセンターでの現場経験はおありではないので、派遣社員さんにとってはちんぷんかんぷんなワードが飛び交う中で、サポートをしてくださっています。
6年間会社にいて凝り固まっている私に対して、いつも新しい視点をくださり、大変ありがたい存在です。
はじめての業務に果敢に取り組んでくださるチャレンジ精神や、私と並走して下さる姿を見て、動物に例えるとイルカのような方だと感じています。
4.上司に私の印象を聞いてみた
上司のご着任から3ヶ月が経ち、私に対してどのような印象を持っていらっしゃるか気になったので伺ってみたところ、一言、「真面目だねぇ～良くも悪くも！」と言っていただきました！
これは図星で、自己認識と完全に一致しています。
というのも、他の社員が「まぁいっか！」とスルーしているであろうことも、私は結構気になってしまってルールを整えたくなりますし、いざマニュアルを作るときも、ある程度完璧な状態までもっていきたくなり、なかなか公開までたどり着かないこともあるからです。
この特性は私が反省すべきところでもありますが、たまに役に立つこともあるので、うまく使いこなしながら、会社に貢献していきたいと思います！
5.大好きなショッピングセンターを永続させるために
ショッピングセンターは次から次へとオープンしていき、時が経つごとにどんどん数が増えていきます。
また、色々な技術が発達する中でどんどん仕事が増えたり変化したりします。（アプリが開発されたり、レジでの決済の種類が増えたり・・・）
しかしこの人口減少のご時世で、社員の数が増えているわけではありません。
そんな今こそ、デジタルを駆使して業務効率化を図り、少ない社員数で全国各地のショッピングセンターの数多の業務を滞りなくこなせるような環境を作りたいと思います！
まだデジタルに足を踏み入れたばかりで、何が分からないのかすら分からない状態ですが、志高く頑張って参りますのであたたかく見守っていただけますと幸いです！
この記事が参加している募集
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？