デジタル超初心者の私が、PADとマクロを駆使して業務作業を短縮！
こんにちは。商業ディベロッパーに新卒で入社して6年目のOLです。
現在は本社にて現場業務のマニュアル作りをしています。
今回は、3か月前までデジタル超初心者だった私が、PADとマクロを駆使して業務課題を解決した件について書いていきます！
3ヶ月間で触れたデジタルツール
2024年7月～9月の3ヶ月間、とあるきっかけでデジタルツールを習得することになり、身近な業務課題を解決できないかと日々奮闘しておりました。
様々なツールに触れた中で、特に自分の役に立ったツールを紹介いたします。
Power Automate Desktop（PAD）
まず、「Power Automate Desktop」を習得しました。
Microsoft Automate Desktopは、ワーク フローを自動化するツールである Microsoft Power Automate の一機能です。デスクトップ操作を自動化するための機能を持ち、Windows 10 および Windows 11 ユーザーであれば、無償で利用することができます。
パッドの「パ」の字も知らなかった私にとっては目から鱗で、あれもこれも自動化したくなり、手始めに自動ログインのフローを作り、記事にしました！（下記参照）
※このときは、「Power Automate」と「Power Automate Desktop」の違いすら分かっていなかったのですが、上記Qiitaのタイトルは「Power Automate Desktop」の間違いです。
■クラウドフロー（Power Automate）
オートメーションを自動的、即時にスケジュールを介してトリガーする場合に用いられる。
コネクタが利用できる。
作成するには、ブラウザ上、またはアプリから直接作成する。
■デスクトップフロー（Power Automate Desktop）
デスクトップまたはWeb上のタスクを自動化するために用いられる。
作成するには、「Power Automate Desktop」のインストールが必要であり、パソコンの画面上で作成する。
Google Apps Script（GAS）⇒Excelマクロの存在を知る
次に、Google Apps Scriptを習得しました。
Apps Script は、Google Workspace の統合、自動化、拡張のためのビジネス ソリューションをすばやく簡単に構築するための唯一のローコード プラットフォームです。Apps Script を使えば、ビジネス ユーザーは本格的なソフトウェア開発の経験がなくても、Google Workspace 上にカスタム ソリューションを構築できます。Apps Script は、Gmail アカウントをお持ちであればどなたでもご利用いただけます。
Googleスプレッドシートで自動計算ができたり、自動でメールを作成できたりと、これまた目から鱗だったので、自動メール送信システムを作成し記事にしました！（下記参照）
Qiita記事の最後でも触れたのですが、私の会社はMicrosoft系を使用しているのでGoogleとの相性が良くなく、Microsoft系のGASのようなものはないかと調べていたところ、「マクロ」というものに辿り着きました。
（恥ずかしながら、3ヶ月前までマクロすら知らない状況でした😂）
アプリケーションソフトにおけるマクロは「複数の操作をまとめて必要に応じて呼び出せるようにする機能」を指します。特にExcelの自動化で使われる例が多く、データ集計や分類、シートの印刷などさまざまな作業を自動で行わせることができます。
ChatGPT
たった3ヶ月間ではGASやマクロのコードを書くことはできない中で、ChatGPTがコードを生成してくれることを知りました。
「こういうことをしたい」というプロンプト（指示）を送ることで、ものの数十秒でコードを書いてくれるのです。
OpenAIの対話型AIサービス「ChatGPT」は、大量のテキストデータを学習したLLM（大規模言語モデル）のGPT-3.5やGPT-4により、高精度なタスク処理が可能です。英語や日本語などの言語だけでなくプログラミング言語にも対応しており、コード生成やレビューといった用途で活用できます。
PADとマクロを駆使して業務時間を短縮！
デジタル技術を何も知らなかった私にとっては全てが新鮮で、一気に視野が広がりました。
そこで、これらのツールを組み合わせて業務を改善したい！と思い、「他社から本社宛にメールで送られたPDFを、本社から現場に転送する」という作業を自動化するためのシステム作りに挑戦しました！
※この課題の詳細については下記note記事の「候補3：検便検査対応の簡易化」をご参照ください。
フロー
社内情報や個人情報が含まれるため画像が添付できないのですが、PADとマクロで行ったことは下記の通りです。
■PADで自動化した作業
①メールに添付されたzipファイルをダウンロードする
②zipファイルのパスワードを解除する
③zipファイル内にあったPDFファイルの内容を読み取る
④読み取った内容を元にしてファイル名を書き換える
⑤ファイルを連番にする
■マクロで自動化した作業
⑥④で書き換えたファイル名をもとにExcelで一覧表を作成する
⑦重要な部分に色を付ける
⑧一覧表をもとにメールを作成する（本文・宛先の自動作成）
※PAD内のPower ShellやVBAのコードは、ChatGPTに生成してもらいました。
※③のPDFファイルの書き換えは、下記サイトを参考にしました。
成果
この業務はほぼ毎日発生し、少なくとも15分かかっていたのですが、25秒に短縮することができました。（1か月あたり約6時間半の時間短縮）
この業務を行う担当者が4人いて、メイン担当者はほぼ毎日この業務に時間がとられていたのですが、これが実運用できれば、現場巡回等他の業務に時間を割くことができる見込みとなりました。
担当者の中には部長と統括マネジャーも含まれており、お忙しい中で手を煩わせている作業だったため、喜んでもらえました。
今後の課題
今回は「Power Automate Desktop」で時間短縮に挑戦したのですが、「Power Automate」で時間をトリガーにするなどの自動化に取り組み、何もしなくても勝手に作動するようなシステムにしたいです。
そして、必ず実運用まで持っていきます！！
3ヶ月で学んだマインド
この3ヶ月間ただデジタル技術を学んだだけではなく、下記の通り、課題を解決するための方法やマインドを習得しました。
課題を見つける≒課題を解決できる
「この業務、時間がかかるんだよな～」などの課題を見つけさえすれば、何らかの形で課題を解決できるということが分かりました！
たとえシステム会社に外注をするにしても、課題が明確に分かっていれば、よりニーズに合ったシステムを取り入れることができることができると思います！「フィードバックをもらって改善する」というサイクルを沢山回す
自分ひとりで考えて悩むよりも、周囲の人に相談したり試してもらったりすることで新たな視点が加わって解決に繋がったり、システムに違う要素を組み込んだりできることができました！
報連相の大切さは頭ではもちろん分かっていましたが、今回の取り組みで周囲の人と一緒にトライ＆エラーを繰り返すことでより良いシステムを作ることができたので、身に染みて分かりました！「自分が組織を変える」という気概を持つ
自ら課題を発見し改善提案をする中で、周りの人も実は同じことを課題と捉えていることが多いことがわかり、案外すんなりと課題解決につながることが分かりました！
入社6年目になり「若手社員だから～」という言い訳がきかなくなってきたこともありますが、これからはより積極的に業務改善提案をしていきたいと思います！
"虎に翼"
3ヶ月に渡りデジタルツールと課題解決方法を学んだ結果、課題発見能力がある人がデジタルツールを身につけたら、"虎に翼"状態になれると思いました。
私自身がそうなるために、まずは様々な課題を発見できる"虎"となり、並行してデジタルツールの勉強を続けていき"翼"を身に着けたいと思います！！
（虎が翼をもつようなことになるとしたら） もともと威勢のよいものが、さらに威勢を加えることにたとえる。
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