2024年9月中に業務課題を1つ解決したい！
こんにちは。商業ディベロッパーに新卒で入社して6年目のOLです。
現在は本社にて現場業務のマニュアル作りをしています。
4回目の投稿となる今回は、2024年9月中に解決したい課題について書いていきます！
2024年9月中に1つの業務課題を解決したい！
過去の記事では、大小さまざまなプライベートの課題と業務の課題をピックアップしてきました。
その中で、「まず小さな課題から1つずつ解決することで、大きな課題を解決するための環境を作っていきたい」と記したのですが、その第一段階として、来月（2024年9月）の1ヶ月で課題を1つ解決させたいと考えました！
そこで、課題の候補を3つ挙げた上で、部署のメンバーと相談して1つに絞り込んでいきたいと思います！
候補1：契約締結業務の実施時期リマインド
⚫契約業務の業務内容
各現場（ショッピングセンター）で、各テナントと出店契約を締結している。
法律や社内ルールに基づく業務手順が沢山あり、期限も必ず守らなければならない。
部内でこの業務を行っている人：0名
現場でこの業務を行っている人：多数
業務の実施頻度：ほぼ毎日、契約に関する何かしらの業務を行っている。
⚫課題
契約締結が期限ギリギリになってしまう事案が頻繁に起こる。
各現場でテナント数が数十店舗に及び、各テナントの契約期間もバラバラであるため、いつ何を行えばいいか混乱しているのではないか。
⚫解決案
契約開始日（＝契約締結業務の完了日）を入力するだけで自動的に実施時期が一覧になり、進捗を管理できるシステムと、実施時期をメールでリマインドしてくれるシステムを作る。
⚫契約業務を行ったことがあるAさんの意見
実際の契約業務は、交渉が難航したりしてマニュアル通りの期限に実施できないこともあるため、リマインドが形骸化しそう。
そもそも期限ギリギリになってしまう理由は、期限を失念しているわけではなく、交渉状況の問題。
➡1ヶ月での実現可能性：△
契約業務は長期間にわたる業務であるため、1ヶ月間でのトライ＆エラーをすることが困難。
コンプライアンス遵守にはつながるが、すぐに目に見えて分かる効果は生まれない。
⇒この1ヶ月で業務改善をすることは難しく、長期戦になりそう…。
候補2：請求書発行後の入金確認リマインド
⚫請求書発行業務の業務内容
相手先に請求書を発行する業務がある。
請求書を発行したら、相手先からの入金確認まで行わなければならない。
部内でこの業務を行っている人：2名
現場でこの業務を行っている人：多数
業務の実施頻度：部内では月末あたりに実施。全社ではほぼ毎日実施。
⚫課題
請求期日が案件によってバラバラであるため、相手先からの入金を確認する作業が漏れがち。
相手先からの入金が無い場合は、滞留債権となってしまい、会社にとってリスクになる。
⚫解決案
入金確認日をメールでリマインドしてくれるシステムを作る。
⚫請求書発行業務を行ったことがあるAさんの意見
例えば催事のために請求書を発行する場合、「相手先からの入金が確認できない場合は催事を開催してはならない」というルールがあるため、リマインド機能が無くても入金を忘れずに実行できているのではないか。
入金がないまま3ヶ月が経過した案件の一覧が分かる「滞留債権システム」が既にあるため、最悪入金期日当日の入金確認ができなくても、3ヶ月後には対応できる。（本来は入金期日当日に確認すべきだが…）
➡1ヶ月での実現可能性：△
部内では月末しかトライ＆エラーのチャンスが無い。
コンプライアンス遵守にはつながるが、すぐに目に見えて分かる効果は生まれない。
⇒この1ヶ月で業務改善をすることは難しく、長期戦になりそう…。
候補3：検便検査対応の簡易化
⚫検便検査対応の業務内容
毎月、全国各地の現場に入店している飲食店舗にて、従業員の検便検査を実施してもらっている。
検査結果が陽性の場合は、検査機関から本社（私がいる部署）に第一報がきて、本社から現場に伝達する必要がある。
陽性者の直近の勤務状況の調査や、再検査結果の確認等、本社と現場のやりとりが複数回発生する。
部内でこの業務を行っている人：4名（1名がメイン担当者だが、メイン担当者が休みの際は、部長・統括マネジャー・私の3名でフォローしている）
現場でこの業務を行っている人：0名（この業務フローの中で現場に対応を依頼する業務はある）
業務の実施頻度：ほぼ毎日
⚫課題
工数が多すぎる。
流れ作業にもかかわらず、1件につき30分以上の時間がかかり、担当者が本来やるべき業務に時間を割けていない。
本社と現場のメールのやり取りの宛先（CC）に、業務に直接関係のない部署メンバーが入っており、メールの件数が多すぎるという不満が溜まっている。
メイン担当者が不在の際は部長・統括マネジャーが対応する場合もあり、ただでさえ忙しい上司の手を煩わせてしまっている。
⚫解決案
メイン担当者であるEさんとのスパーリングの結果の通り。（下記表の一番右の列）
（抜粋）
一部手順をパワーオートメイトで自動化する。
メールでの質疑応答をFormsにする。
メールのテンプレートをマクロ等で作成する。
「PPAP」（PW付きのファイルをメールで送り、PWのみ別メールで送ること）を脱却する。（※業務効率化というよりは、セキュリティ対策）
⚫業務改善の効果（予想）
全17手順中13手順を、削減または自動化することができる。
1回の対応で30分以上かかるフローを5分程度に短縮できる。
メールのやりとりをFormsにすることで、宛先（CC）に入っている人の通知を1回の対応につき7通から2通に削減することができる。
メイン担当者が他の業務に時間を割くことができる。
部長・統括マネジャーの手を煩わす時間を削減することができる。
現場に対応を依頼する業務も簡単で分かりやすくなる。
個人情報をより安全に扱うことができる。
➡1ヶ月での実現可能性：◎
部内で収まる業務であることと、ほぼ毎日発生する業務であることから、トライ＆エラーが沢山できる。
業務時間削減という効果が目に見えて分かる。
⇒この1ヶ月で業務改善ができそう！！
「検便検査対応の簡易化」を実現させる！！
3つの案について部署のメンバーと検討した結果、候補3の「検便検査対応の簡易化」が、1ヶ月で達成できそうな課題解決案だということが分かり、具体的な解決方法も検討することもできました！
ここまで考えることができたら、あとはトライ＆エラーを繰り返しながら実現させるのみ！
主に3名（私入れて4名）しか喜ばない課題解決策かもしれませんが、焦らずに小さなことから1つずつ解決していきます！
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