これは危険がアブナイ？（２０）
3月下旬の「1月の定期総会の参加者全員集合！会議」で、「管理委託契約更新」や「新役員の選」任だけでなく「今年度事業」や「今年度予算」も･･･何も決まっていないDマンション。
でもDマンションは、決算日が10月31日なので･･･今年度が始まって（折り返しの）6月目を迎えようとしています。
前回のブログでお伝えしたように、管理会社とは「暫定契約」を締結（契約期間：3月1日～5月31日）することになりました。
しかしながら管理会社との委託契約締結は、仮に「暫定契約」であっても総会決議に基づき契約しなければなりません。
今回は･･･この問題をどうクリアするのか？を含めて、1月定期総会やり直し総会の招集についてお話します。
本シリーズのブログはこちら･･･
「これは危険がアブナイ？（１）」
「これは危険がアブナイ？（２）」
「これは危険がアブナイ？（３）」
「これは危険がアブナイ？（４）」
「これは危険がアブナイ？（５）」
「これは危険がアブナイ？（６）」
「これは危険がアブナイ？（７）」
「これは危険がアブナイ？（８）」
「これは危険がアブナイ？（９）」
「これは危険がアブナイ？（１０）」
「これは危険がアブナイ？（１１）」
「これは危険がアブナイ？（１２）」
「これは危険がアブナイ？（１３）」
「これは危険がアブナイ？（１４）」
「これは危険がアブナイ？（１５）」番外編
「これは危険がアブナイ？（１６）」
「これは危険がアブナイ？（１７）」
「これは危険がアブナイ？（１８）」
「これは危険がアブナイ？（１９）」
暫定契約、締結の承認は･･･
基本的に･･･「管理委託契約」締結は、総会決議に基づいて理事長が契約するルールになります。（暫定契約であっても同じ）
何故？こんな仕組みになっているのかと言うと･･･「理事長だけの決済で執行」＝「執行の責任は全て理事長が負う」ことを未然に防ぐためです。
総会で（＝管理組合のみんなで）具体的に決めたことを理事長が執行する仕組みでないと･･･理事長が決済したことが（結果的に）失敗であった時に、理事長が大きな責任を取らないといけなくなるかもしれません。
そんなことになると･･･同じ屋根の下に住む者同士がギクシャクするし、マンションの雰囲気も悪くなると思います。
でも･･･緊急事態やん！
2月で「管理委託契約」が終了してしまっているDマンションは、管理会社との契約更新が急がれます。
総会開いて決議を取って･･･という手順を取ると、契約締結がドンドン遅くなります。
標準管理規約では、少なくとも総会開催の14日前に総会招集を行わなければならない（＝総会議案書を通知しなければならない）ルールが記されていますし、物理的（＝議案書作成➡印刷➡組合員に配布･･･通常総会は、理事会で総会招集決議をした1ヵ月後くらいに開催するパターンが多いです）にも時間がかかります。
一刻の猶予もない暫定契約締結のために（原理原則に従って）事前に総会を招集するのはナンセンスです。
そこで･･･私が提案したこと
今後のスケジュールを含めた私の提案は、以下のとおりでした。この時の危機的な状況から考えると･･･「この方法しかない！」と思います。
暫定契約締結について
今集まっている会議のメンバーで（非公式であっても）「暫定契約」締結の承認（合意形成）を行なう。
契約締結後は、臨時総会を招集して「暫定契約締結の追認決議」を取る。
「理事会運営サポート」導入の提案
管理組合の運営に（私のような）専門家をセカンドオピニオンとして（理事会のブレーンとして）導入することを提案する。
下記の「やり直し総会（臨時総会）」までをお試し期間として「理事会運営サポート」を体験し導入の検討をして欲しい。
今年度の理事役員候補者の選任について
Dマンション管理組合では、各年度の役員候補を輪番で選出してきた。（しかも任期は1年・全員交代）
しかしながら今年度の理事役員候補者は、今回の事情を知らない（輪番の）組合員からではなく、今回の会議（＝1月の定期総会の参加者全員集合！会議）の出席者の中から（今話し合って）決めるべきだと思う。
1月の定期総会やり直しについて
「やり直し総会（臨時総会）」は、4月中に議案内容を充分に煮詰めてブラッシュアップ5月下旬に開催する。
「やり直し総会（臨時総会）」の主な議案は、以下のとおりで･･･管理会社に議案書案を作成してもらう。
暫定契約を締結への追認の件
管理委託契約更新の件（契約期間6/1～2/28）
（導入するならば･･･）理事会運営サポート契約の件
今年度事業計画・予算案（11/1～総会当日の執行追認含む）
マンション総合保険更新（現行契約：10/30に契約満了）は、執行（契約）は（理事会で煮詰めて具体的な契約案を）「理事会一任」ではなく、「総会決議」（＝臨時総会を開催）に基づき実施すべき。
エレベーター更新事業も同様
今年度理事役員の選任の件（任期：総会承認後～）
前述のとおり･･･今年度の理事役員候補者は輪番制で選任しない
管理会社の対応
私の提案に対して、参加者に異存はなく、今年度役員候補者も会議の中で決めることができました。
5月に「1月定期総会やり直し総会（臨時総会）」を開催するの総会議案書案は、管理会社ができる限り早く作成することを約束してくれました。
管理会社としては、今回の会議は不本意な内容だったかもしれませんが、総会招集に理事会を開かないとか、法定（＝マン適法）の年次報告も行っていないかもしれない。
N理事長から「（今年度が始まる昨年の11月から）フロント担当者のHさんとは電話だけで会っていない」とおっしゃっていたような気がするからです。
でも、ちょっと記憶が曖昧･･･Nさん、Hさん、間違っていたらごめんなさい。 （つづく）