請求書作成業務が1分で終わる？バックオフィスDXツール「Yoom」とは
※この記事を読むのに必要な時間は約5分です。
※経営者、経理、経営管理、財務部門に従事している方を主な対象としています。
本日は今後、急成長を遂げると注目しているDXツール、「Yoom」についてご紹介します。
※前回執筆したUPSIDERの紹介記事はこちら
Yoomとは？
「Yoom」は、様々なSaaSを連携したデータベースをノーコードで作成し、複数のSaaSをまたいだ業務フローを自動化するデータベース型のiPaaSです。Yoomを活用し様々なSaaSを連携する事で、データ入力や書類作成などのSaaSを用いた業務を自動化することができます。
複数のSaaSサービスを利用している企業にとって、SaaS間の連携ができないことで、同じ情報を複数サービスに登録、転記処理しないといけないのは手間がかかるし、入力ミスが発生する可能性も高まります。Yoomでは、SaaSサービスの連携をサポートすることで、これまで手作業でやっていた契約書、請求書、資料格納作業、アカウント発行、連絡作業などあらゆる事務作業を自動化することができます。
今回は具体例として、SaaS企業の月次の請求書作成業務を毎回1分で終わらせるフローを公開したいと思います。(yoomとfreeeの連携)
▼Yoom導入後の請求書作成フロー
①社内データから請求書作成に必要な情報をダウンロードする。
(自動連携も可能)
②①のデータをYoomにインポートする。
③送りたい取引先を選択し、フローボットを起動させる。
(全件選択も可能。)
④請求書がfreee上で自動で作成される。
※ここから先は、Yoom導入後の細かい作業手順になります。
〈請求書作成業務を自動化する〉
▼自動化までの作業手順
①データテーブルの設定をする。
②フローボットを構築する。
①データテーブルを設定する。
(1)まずは、Yoom上で請求書作成に必要なカラムを作成します。
・「テーブルの追加」を選択。
カラムの編集は手作業でも、CSVデータをインポートして作成することもできます。
・CSVで作成を行う場合は、カラム情報を付したCSVデータを作成して、Yoomにインポートします。
・インポートを行うとYoomにて、カラムのデータタイプを選択する画面に移動しますので、それぞれ入力します。
インポートがうまく完了すると、以下のようにYoom上でデータテーブルが作成されます。作成されたデータテーブルは、削除、追加、更新が可能です。
・簡単な四則演算等の関数はYoomのデータテーブル上で行うことができます。カラム追加の「＋」ボタンを押し、データタイプを「関数」とすることで計算式を作成します。
(2)freeeと連携させる。
続いて、カラムにfreee情報を追加します。freeeとの連携を行うことで、freee側で保持している「取引先ID」「取引先名」「入金ステータス」「郵送ステータス」などをYoomのデータテーブルに反映させることができます。
・テーブル右上の「データコネクト」→「会計freee」を選択。
・実行アクションにて「取引先情報を紐づける」を選択。
・「データベース表示項目」にてfreee上のデータである「取引先ID」「取引先名」を選択。
※「取引先ID」は、freeeのAPI連携の仕様上、請求書作成を自動化するうえで必要な情報になります。
※「取引先名」は、Yoomのデータテーブルとfreeeデータを紐づけるために利用します。(「一致させる項目」にて紐づける。)
・再度、「データコネクト」→実行アクション「請求書の情報を紐づける」を選択。→「データベース表示項目」にて取得したい情報を選択します。
→請求書データをfreeeから取得できるようにすることで、入金ステータスや請求書送付ステータスなどをYoomのテーブル上でも閲覧できるようになります。不要な場合は当該操作は不要です。
以上で、データテーブルを作成する作業は完了です。
②フローボットを構築する。
続いて、フローボットの作成です。
・「フローボット起動」→「新規作成」を選択
・「＋」ボタンを選択→「アプリと連携する」→「freee会計」→アクション「請求書の作成」を選択。
・請求書作成に必要な情報のカスタマイズ画面になりますので、各項目について、①で作成したデータベース情報を参照にするか、固定値をもとに作成するよう設定します。
※裏側の勘定科目、税区分、売上計上日など細かく設定できます。
※「税区分」については129番「課税売上10%」を選択する。
以上で、フローボットの作成は完了です。他にもSlackで情報連携させたり、PDFデータをGoogledriveに格納させたり、社内オンボーディングフローを効率化したり、利用方法は無数に存在しますので、気になった方はぜひ、問い合わせしてみてください。
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