チームマネジメントをするために使う、リンクの集約シート
チームマネジメントをするには、チームメンバーの進捗管理が肝になります。
メンバーは、それぞれが異なる仕事をしたり、力量にもバラツキがあるため、進捗管理もそれなりの工夫が必要になってきます。
「業務ごとの進捗管理表」を作ったり、「職員ごとの進捗管理表」を作ったりして、なるべく見える化してマネジメントしていきます。
ルーチンタスク＋リンク機能
「そんなにたくさんの進捗管理表は、それこそ管理しきれないよ！」
と思われるかもしれません。
でも、進捗管理するタスクの一つ一つに、必要な資料を開くためのリンクがついていたらどうでしょうか？
「来月のシフト表を作成する」というタスクを始めたら、自動的に「来月のシフト表データ」が開く。
「次回の業務改善会議の議題を考える」というタスクを始めたら、自動的に「業務改善会議の検討シート」が開く。
「先月の居場所事業の参加者実績を報告する」というタスクを始めたら、自動的に「居場所事業の参加者実績表」が開く。
このような仕組みになっていれば、どれだけ進捗管理表があったとしても、何も迷うことはありません。
毎月の定例タスクだけでなく、３ヶ月くらいの短期プロジェクトであっても、期間限定で、同じようにリンク機能を使えばいいのです。
自動で生成されるルーチンタスクに、
自動で資料が開くリンク機能がついていれば、
これはもう心強い相棒です。
それを実現できるのが、タスクシュートのツールです。
チームマネジメントの強力な味方です。
リンクのポータルサイト（リンク集シート）
さらに、リンクのポータルサイトのようなものも作っておくと、パワーアップします。
進捗管理は、突発的に発生するものも、もちろんあります。
ルーチンだけでは、やりきれません。
リンクのポータルサイト（リンク集のシート）があれば、必要な資料のタイトルをクリックするだけで、探すことなく必要な資料が開きます。
例えば、僕の使っているリンク集は、このようなものになっています。
これを、Excelのシートに作っておくことで、欲しい資料がすぐに取り出せるようになっています。
リンク集は、Excelでも、Wordでも作れます。
Excel版のTaskChute2に、入れておいてもすごくいいですね。
チームマネジメントは、融通無碍な働きかけが求められるので、そのための補助ツールを持っておくと、とてもやりやすいと思います。