すべてのタスクは、一つのExcelにまとめる
タスク管理をしている中で、絶大な安心感をもたらしてくれるものがあります。
それは、「すべてのタスクは、ここに入ってる」という安心感です。
タスクだけではなく、
・必要な情報は、すべてここに入っている。
・欲しい情報は、ここを除けば、入っている。
という状況は、とても安心できるものです。
プライベートでは、クラウド型のデータ保存サービスが便利で、いろいろ使うことができます。
僕が情報の集約に使っているのは、Evernoteです。
あらゆる情報は、ここに集めているし、欲しい情報があれば、ここを除けばほぼ見つかります。
僕が、「情報を一か所に集約すると、とてもスッキリして、仕事がやりやすい」と思ったのは、この本がきっかけです。
世の中には、まだクラウド型のサービスが出回っていなくて、タブレットもなくて、ノートパソコンを持ち歩く人が希少がられていました。
そういう時代です。
情報が散在しがちだった僕のデスク周りは、１冊のノートに集約されました。
とても気持ちよかったです。
「情報」と言っても様々ありますが、とりわけ「タスク」に関する情報は、とても管理が大変なものです。
なぜなら、1日として、同じ状況ではないからです。
1日の中でも、刻一刻と、やるべきタスクは変わるからです。
僕は、職場のタスク管理ツールとして、TaskChute2を使用しています。
Excelベースなので、シートを増やすことができます。
TaskChute2には、
日々作り出すデイリーリストだけでなく、
思いついたタスクを全部書いておくオープンリスト。
相手からの返事を待つ返事待ちリスト。
その他、進捗管理に使う様々なリストへつながるリンクも、何十個と貼ってあります。
「すべてのタスクは、ここを見れば分かる」
このような状態にしてあるのです。
TaskChute2という、一つのExcelファイルに、すべて入っています。
いろんなところに、ToDoリストを散財させると、混乱の元です。
すべての把握が難しいですし、優先順位もつけにくいです。
すべてのタスクは、一か所にまとめるようにしていきましょう。