開けば現れる必要な情報。タスク管理における「プロジェクト・ノート」という考え方

会議の準備って、けっこう悩ましいことの一つですよね。

僕の職場では、毎週１回の、短時間の会議があります。
毎週１回というのは、頻繁です。

毎週やっていると、終わってもすぐにその時期がくるものですから、
準備が疎かになりがちです。
前日とか、当日になって、「あ、次の会議で協議することなんだっけ？」なんてことが起きてしまいます。

会議は、事前準備が基本です。
議題を事前に提示しておくことから、当日に備えた情報収集や資料準備、自己検討をするものです。

そうしないと、会議中に「情報を用意するのを忘れてしまいました。すみません。→次回回し」とか。「え〜っと、これどうすればいいだっけな。」とか。「あなたはどうしたいの？→考えてません。」とか。
はっきり言って、時間の無駄です。
参加している職員、みんなの時間が、無駄です。

では、どのようにすればいいかというと、
その週１会議用のノートを一つ、作ってしまうのがいいです。

物理的なノート1冊でもいいですし、Wordをノート代わりに作ってもいいです。

とにかく、頭の中にあるものを、ノートに書いておく。これが大事です。
専用のノートを決めておけば、ずっとそこに書き足していけます。

直前になって思い出す必要はありません。

書き足されて溜まっている議題が、すでにスタンバイしているからです。

もちろん、書き足すタイミングが、直前になってしまっては意味がありません。
だから、定期的にノートに書き込むルーチンは、セットになります。

短時間でいいのです。５分で充分です。

週に２〜３回、「週１会議のノートに議題を書き込む」というタスクをルーチンタスクとして組む。

これで、会議のある日までには、すでに議題が書かれているし、触発されて事前準備もできているものです。

最高のタスク管理メソッドである「タスクシュート」では、その専用ノートのことをプロジェクト・ノートと呼んでいます。

プロジェクトに関する情報を一元化するものです。
やはり、このようなノートをつくるのが、効率的なのです。

全体的な流れとしては、
デイリータスクリストで、週２〜３回は、「週１会議のノートに議題を書き込む」というルーチンを組む。
そのリストには、プロジェクトノートのリンクを貼っておく。
実行する時は、リンクを踏むとプロジェクトノートが開くので、あらゆる情報が見れるし、書き込める状態をすぐつくれる。

この流れです。手軽さがあってこそ、準備のうまさがでてきます。

ちなみに僕は、できる限りデジタルツールを使っているので、職場ではWordでプロジェクトノートというものを一つ作って、運用しています。

必要な情報を一元管理できるプロジェクトノート。
ぜひ利用してみてください。