お先に失礼しますって言いたい
みなさん、こんにちは～ 夏 生（なつき）です。
お久しぶりです。
noteの更新が久々になってしまいました…
今回の記事は業務効率改善に関してです。
実はここ数週間、仕事の効率を上げるためにプロダクトを1つ作成していました。
そちらが完成したので紹介しつつ、ちょうどデジタルに取り組み始めて
3か月経ちましたのでまとめも書いていきたいと思います。
改善すること？
仕事の効率を上げようと息巻いたものの何を改善しようか？
課題を洗い出して言語化しなければ！と思い職場で聞き取りを行いました。
過去の記事に職場の課題について記したものがありますので参考にどうぞ
同僚との話し合いにスパーリングという手法を使っていて、ベテランばかりの職場メンバーにひるむことなく対等に意見の出し合いをすることができました。
課題がたくさん出たため絞るのがとても大変でしたが私たちが扱っている化粧品という商品の特性も踏まえて
実現性・効果性ともに、社内システムでのデータ取得をRPA化することが一番良いということで
Power Automate Desktopというツールを使用してフローをしました。
化粧品、細かすぎ
RPA化するにあたって、現状もっとも時間のかかっている発注実績の取得を選びました。
どのくらいの商品があってどれだけの発注が起きているか想像しづらいと
思いますが、商品特性を考えるとわかりやすいと思います。
ドラッグストアやデパートの化粧品売り場を想像してみてください。
小さくて細かくて種類がたくさんあるイメージはありませんか？
例えば、リップ1つ取っても１種類に対して色がたくさんあります。
それも何十色も。ドラッグストアのような場所だと１店舗当たり約4000個のメイクアップ関連商品があります。そのほかに化粧水などのスキンケア関連やボディケアなどのシーズン商品などもあります。
私たちの会社は300店舗以上持っているため、メイクアップだけでも単純計算で4000種類×300店舗で120万件ほどあり、週間で考えると約66万件の発注が起きています。
ドラッグストアのように化粧水やボディケアグッズも扱っており合わせると恐ろしいことに…
社内システムで一度に取得できるデータ量が6万件しかないというところと
取得の際にカテゴリを1つずつしか取得できないという点からとんでもない手間になっています。
データの少ないカテゴリをチェックボックスで選択してまとめて取って、
後から重いカテゴリをさらに小分類で取得するなんてことができたらよかったのですができません。
一応システム改修できないかと打診したこともありますが、”そんなに分割しないと取れないのは君たちの部署だけでそのためにシステム改修費（ウン億）はかけられない”と言われてしまいました。
自分でやったるわい！
そこで真打登場、Power Automate Desktop（以下PAD）です。
前述のデータ取得作業は週次で必ず行っており、確認しない人はいません。
なのにもかかわらず、このデータ取りだけで半日奪われてしまっているのが現状です。
このデータが自動で取れればほかの作業に充てる時間が増え、効率化もできますし何より早く帰れる！と思っています（笑）
以下現状をまとめました。
これらの課題をPADで解決していきます。
ワンクリックだワン🐾
社内情報が詰まっており見せられないところだらけですが2週間くらいかけて全部門（13部門）が取得できるフローを作りました。
ワンクリックして待つだけで全データが所定のフォルダに保存され名称も取得日や部門名を入れてわかりやすくしています。
途中、作ったものを試しに使ってもらってフィードバックもらって作り直しもしたのですが、改善できそうになくて心折れたりもしてました。
でも作りたいものを作れた達成感。。。やったー
フローで行っていることはこんな感じです。
いただいたフィードバックの中にワンクリックすらしないぜ！という方がいたのでPCのタスクスケジューラという機能を使って時限式にもしてみました。
これもちょっと複雑で初めて使う私は四苦八苦したのですが無事成功しました。
🏃♂️退勤RTA
実際、どれくらい業務改善されたかですが、
PC起動してクリックするだけなので90分くらい作業短縮されましたし、
その間に別の仕事ができるので仕事が2倍速くらいで進みました。
普段、データ取得のために8時から出社しているのですが試しに9時にしてみたところ余裕で仕事が終わりました。
日によって作業量に差があるので全く残業がないというわけではありませんが私が一括でデータを取得し配布することで作業のダブりや人的ミスによるデータ間違いなども解消されました。
もっともっと作りたい
今回、全くPAD素人な自分が小さいけれども課題を1つ解決して業務効率改善に寄与できたことで、さらにさらに作りたいものや作れるものというのが見えてきました。
さらに自分が作るだけではなく、ほかの人をどんどん巻き込みたいと思っています。
この3か月間デジタルへの挑戦を通じて今まで1人ぼっちで仕事をしていたような状態から、コミュニケーションが増えましたし人脈も増えました。
私がフィードバックをもらいに行ったのがきっかけでシステムやアプリをしり、ぜひ使いたいと言ってくれた方もいます。
みんな解決手段を探しているのに知らない・わからない状態にあるのはとてももったいないことだと感じています。
私もまだまだ知らないことだらけですが今回増やした人脈を使ってどんどん新しいことにも挑戦します！