対等な戦 ～君も戦っていいんだよ～
みなさん、こんにちは～ 夏 生（なつき）です。
いきなり寒くなってきましたね！冬眠したい！笑
私が働いている化粧品業界でも秋冬に人気のあるものが売れ始めてきました。私も冬支度をそろそろしないと。。。と思っております。
最近は、仕事でも冬用の新商品をシステムに登録するとか販促するとかに日々追われています。。。膨大なシステム使用やデータ取得に資料作成、どうにか楽にならないものかと葛藤しております。
課題まみれの毎日の中、前回の記事では自分が思っている課題と部内の人が思っている課題をまとめてみました。
今回はそれをさらにさらにブラッシュアップしてみようと思います。
前回の記事はこちら▼
課題を振り返る
部署の方に聞き取った生の声を再度振り返ります。
前回は環境的側面と、人的側面に分類していたのですが人的側面のある課題を解決するのは難易度が高いというお声をいただいたので、環境的側面に注目して、ポイントを絞ってブラッシュアップします。
以下課題を聞き取ったもの▼
これら課題を解決するために必須なことや技術・思いつくアイデアをどさーっと書き出したり深堀してMECEとスパーリングをしてきました。何それ何それ？って感じだと思いますが後ほどお話しします★
課題を深掘る
🔱MECE
MECEの詳しい説明はこちら▼
MECEは、「Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive」の頭文字を取った造語です。
直訳すると「互いに重複せず、全体として漏れがない」という意味になりますが、「漏れなく、ダブりなく」という意味合いで使用されています。
「ミーシー」と読みます。
「日本の国民をMECEに分ける」
年代（年齢）と性別に分けることで国民を漏れなく、ダブりなく網羅することができます。
1-1.10歳未満、10代、20代....年代別
1-2.男性、女性....性別
「アンケートを集め、20代以上の人を所属によって回答者を分類する」
会社員、主婦、学生、その他で分類した場合、会社員をしながらの主婦や、主婦をしながら学生している人がいる可能性があり、ダブりが発生してしまいます。
物事を効率的に論理的に考えてみようということです。
あくまでも手法であってMECEすることが目的ではありませんが今回はこの
「漏れなく、ダブりなく」を使って課題を実現可能性が高いものを優先にして3つのカテゴリにまず分類します。
1. データ収集と集計の自動化
一番多かったデータ取得のRPA化！
これらのアイデアは、私が冒頭に述べた通り普段のルーチンに加え端境期にイレギュラーなデータ取得が大量発生するとルーチンに支障をきたします。
なので主にPADなどのRPAを活用して、毎日・毎週・毎月のデータの取得・集計を自動化し、作業時間の短縮と効率化を図ります。
PADは組むことができれば応用もできますし解決実現性が高いように思います。
2. エラーチェックや登録作業の自動化
こちらもRPAですが、データ関連ではなくエラーチェックや確認作業になります。
BPOS/束プロ登録の登録は割引の登録ということです。
在庫が店舗に残っている可能性があるので対象ブランドの商品を過去までさかのぼってすべて登録せねばならず、商品データをお取引先様とも付き合わせねばなりません。すべてのデータを漏れなく目で一つ一つ確認しなければならないことも多く、とても神経を使う上に時間がかかります。
漏れてしまうと割引対象品が割り引かれていないなど多大な被害が出るので自動で正確にチェックできるようにしたいです。目指すは漏れゼロです。
2. フォーマットやレポート作成の効率化
現状同じ内容のデータでも人や部門・部署によって別のフォーマットを使用しているので結合できなかったり、突合せに時間がかかっています。
特に頻繁に起こっているものがチラシ出稿やドリルダウンフォーマットでほぼ毎週出すのにもかかわらず各々別々で作成しています。
フォーマットの統一度100％が目標です。
私も初めて分けてみたのでうまく分けられている自信はありませんがいきなり細かくしすぎないことを意識しました。
🥊スパーリング
スパーリングの詳しいやり方は以下から▼
スパーリングとは意見を戦わせることです。戦わせると聞くとちょっと怖そうですが威圧的になるということではなく、あくまでも中立的な立場で意見をします。そうすることで会議等での提案に対して偏りなく有益なフィードバックを得られます。先ほどMECEした課題からアイデアをつくり具現化します。
細かすぎて申し訳ないですが、全員の意見を集めるとこんなに出たんです。
実際全員で集まれはしなかったので私と、聞き取った相手で一対一でスパーリングをしました。
事前に私がアイデアを出して、スパーリングしてもらう形式でもよかったのですがベテランたちの言うままに意見を変えただけ、ということが起こりそうだったのでお互いにアイデアを出しました。あくまで対等に…！
戦ってくれた同志たちです。いつも手伝ってもらっている方にプラス半年前にきたばかりの同期Mさんも巻き込んでみました。
実現したいアイデア3選
スパーリングした中からすぐにでも実現すべき重要度の高いものを3つ選びます。
1.MDware発注実績取得のRPA化
我々の部署が発注や仕入れをメインでする部署なので発注した商品の実績はマストでした！
課題：
カテゴリが多く1部門・1週間分のデータを取るのに最大1時間かかる。そのために9時始業のところ8時に来ている人がいるくらい人時を削っている。ほとんど全員取得を要している。
目的：
PADでMDwareで取得できる発注結果の取得を自動化する。
ワンクリックで取得。システム稼働の8時から稼働させて9時に出勤するころにはすべてのデータが集まっている。
要望・意見：
①月ベースで行う人と週ベースで行う人がいるのでどちらも必要。時限式。
②加工はルーチンごとに加工形態が違うので元データでの提供がよい。
③システム自体が8時稼働開始なのでRPAといえど複数人のPCで組まないと全データ取得には時間がかかるので9時までに間に合わないのでは。
④1人から配布する必要もないのではないか。各部に1人ずつ組んだPCがあればだいぶ改善すると思う。
2.商品系DWHのデータ取得のRPA化
こちらは在庫や、売上が見れるものでバイヤーさんが重点的に使うため重要度が高いと判断されました。
課題：
ほぼ毎日使うのにも関わらずほかの社内システムに比べサーバーが重すぎる。月曜朝は何度繰り返してもデータが取れず半日くらい時間を割いている。元データが形成されておらず都度エクセル上で区切らないといけない。
目的：
PADでDWHのデータ取得を自動化する。
あわよくばVBAを使って加工まで。
ワンクリックで取得。システム稼働の朝４時から稼働させて9時に出勤するころにはすべてのデータが集まっている。
要望・意見：
①ルーチンとして使うので毎日ほしいが毎日配信されてもメールパンクする。
②区切り位置がやっぱり面倒くさい。加工もしてほしい。
③自分の使っているPCを使わずにやりたい。重い時は結局RPAでとっても重いだろうからPC使えなくなるのは困る。
3.BPOS/束プロの漏れ確認
こちらはお金のかかわることでかなりセンシティブです。。。
基本バイヤーの仕事ですが私も時々手伝っています。
バイヤー陣営の推しを採用しましたが実現が最も難しそうです。
課題：
漏れが発生した際にお客様に返金対応など多大な迷惑をかける可能性がある。膨大な商品データを自社と取引先で細かく確認しているため膨大な時間がかかる割に精度が高くない。締め切り当日に最終確認しているときもある。
目的：
商品マスタデータを自動で当てる。
提供リストに漏れがあれば赤字にする等で目立たせ再修正できるようにする。
5日前までには自社と取引先の関係者に配信し、最終確認できるようにする。
要望・意見：
①100％漏れがないか確認できるようにしたい。難しそう。
②アラートが欲しい。取引先が送ってきたリストと自社のデータに差異があった場合、その商品をネット検索かけて発売日とか売価とかメーカーとかの情報を一応引っ張ってきてほしい。
③在庫のズレがどうしてもあるので在庫データとかも欲しいし当ててほしい。
まとめ
課題を深掘りしてみて、いやお互いで戦いあってみて、私のアイデアだけではなくてチームメイトの意見もスパーリングしてお互いにこれあったらいいじゃん、とかでもこの部分で無理なんじゃないか、っていう普段あまりできないまじめな応酬をすることができました。
結構厳しく、いやいらないでしょ。なんていうことを言ったり、言われたりもして。。。
定期的に課題の聞き取り・分析・深掘りを行うことで実現すべきことがどんどん見えてきました。
いままで漠然と感じていた課題を言語化してどんどん解決していきたいと思います。
長々と書いてしまいましたが読んでいただきありがとうございました。