学会でGoogleドライブを使ったら好評だった話

前置き

先日、学会に参加されていた先生から「プログラム編成でGoogleのやつ使うようにしたの、あれ、よかったよね」とお褒めの言葉をいただき、嬉しくなって調子に乗っているのでnoteを書いています。

今更、情強な皆様におかれましては、Googleドライブなど当たり前の世界なのかもしれません。が、まだまだクラウドやslackが浸透していない世界線もあるのです。

会員も多くスケールメリットや資金力が十分にあるような学協会は、演題投稿受付からプログラム編成までをカバーしているような自前のシステムを持っているのかもしれません。しかし、潤沢な資金も人材もシステムもない学協会だとそうもいかなかったりします。

で、何をしたの？

これまで、Excelベースで行われていたシンポジウムや研究発表大会のプログラム編成をGoogleクラウド（主にスプレッドシート、以下スプシ）で行うようにしました。

スプシに移行したの何年前からだったっけ、、、5年前くらいから、かな？
Excelベースだと、メール添付で関係者が何人もいるためにメールの宛先が大変なことになり、バージョン管理も面倒で、ああああ、数年前はこんな面倒なことよくやってたな、書いてて頭痛くなってきた。

具体的にどんな感じでやったの？

サンプルファイルがあったほうがわかりやすいかと思い、作ってみました。こんな感じです。

プログラム編成サンプルファイル

サンプルなので簡単に作ってあります。お、うちもこんな感じでやってみようかな、と思われましたら、それぞれの学協会やらシンポジウムやらで項目は異なると思うので、その辺は適当にアレンジしてください。

サンプルファイルでは、1シート目に目次、2シートに分野の編成用シートとしましたが、分野ごとにファイル作って、ファイルを分けて運用したほうが現実的かと思います。

蛇足

演題投稿の受付システムも、やろうと思えばGoogleフォームでも出来そうな気はしますが、現状ではフォームでPDFファイルなんかを集めようとすると、投稿者側もGoogleアカウントが必要になるようなので、実現には至っていません。簡単なアンケートとか、参加者登録なんかはフォームが大活躍してますけどね。

WordPressでも演題投稿受付システム作れそうでしたが、サーバの事情で断念しているところ。私自身は少しphpやJavaScriptが書けるから良いとしても、他の人に引き継いだ時に大変かなー、とかいろいろ悩みます。

で、誰なの？（これを書いている人）

私は会員規模が数千名の学協会のただの職員です。学協会って何？って感じですよね。平たく言うと、大学や企業の研究者が集まっている団体です。論文を発行したり、研究発表大会をしたりしているよ！

私自身はアカデミックなバックグラウンドが何にもなくて、最初はB4？ M1？ 修士？研究室？何それ？な状態でしたが、頑張ってなんとかやっていますよ！

おわりに

シンポジウムや研究発表大会の会期中のスタッフ連絡網として、シフトボードやslackを使ってみた話はいずれまた需要があれば（なくても？）書こうかと思います。

イベントや行事での、会場での当日参加登録も、紙は基本的に廃止して、Googleフォームベースで受け付けする仕組みを構築中です。軌道に乗せられるようにがんばろ。

編集委員会をslackと並行させてやっているという学会（建築学会だったか？）もあるときき、いろいろ取り入れたいなあ。

うちはこんなふうにしてるよ！とか、もっとこうしたらいいよ！ってのがあったらぜひ教えてください！

ひとまず、おわり。